7 errores a evitar cuando celebras una Convención.

Convencion
Sala de reuniones

Muchas son las convenciones que se celebran todos los años en este país y muchas son las veces en las que las empresas caen (caemos) en los mismos errores. Estos son 7 errores que debemos evitar a toda costa.

1.- No definir la idea-objetivo de la Convención.

¿Cuantas veces hemos asistido a una Convención y durante horas y horas han ido desfilando ponentes en el atril para “masacrar” nuestras pupilas cual Malcom MacDowell en La Naranja Mecánica con centenares de slides de power point?. Seguro que unas cuantas. ¿Cuantos de vosotros recordáis las cuatro ideas básicas que la Dirección de la Empresa quería grabar a sangre y fuego en vuestro cerebro?….  “muy pocos”. En algunas empresas Convención es sinónimo de “repaso de lo que hemos hecho el año pasado y lo que vamos a hacer el siguiente”. Pero no necesariamente tiene que ser eso, en el Siglo XXI tenemos un sinfín de herramientas que podemos usar para comunicar esto, por eso, el espacio de la Convención debe de ser aprovechado para lanzar mensajes estratégicos y de filosofía de empresa en lugar de relatar un listado interminable de acciones, gráfico, números y en algunos casos “justificación de errores en la gestión”.

2.- Logística: sala de reuniones con techos bajos.

Parecerá una tontería pero hoy en día es bastante difícil encontrar salas de reuniones de hoteles con techos lo suficientemente altos como para poder subir las pantallas en las que pasamos las slides. Los techos de las salas de reuniones grandes no suelen pasar de los 3,5 m de altura lo que hace verdaderamente complicado cumplir la regla del 7: (La distancia entre ponente y el último asistente debe de ser siete veces la diagonal de la pantalla). Los techos bajos hacen que los ponentes no puedan ver la parte baja de la pantalla con las cabezas del resto de asistentes por lo que la distracción y el,aburrimiento se apoderan de él. Poner los puestos de los asistentes “al tresbolillo” o poner unos plasmas en los laterales hacia la mitad de la sala pueden ser una alternativa En este sentido hay que destacar los techos de 6 metros de las salas del hotel Barceló Descubrimiento en Sevilla, son altamente recomendables.

3.- No utilizar las Redes Sociales para dar a conocer el evento.

Hoy en día es impensable la realización de un evento sin tener en cuenta las redes sociales. Pero no solo para el post sino también para el pre. Muchas empresas que celebran congresos o convenciones usan las redes sociales únicamente para, una vez celebrado el evento, realizar una acción de reconocimiento y como pretexto para realizar una comunicación a los medios. ¿Por qué no se hacen comunicaciones anteriores al evento? Las que realizan el evento mediante invitaciones pueden tener una razón de peso para no realizarlo: el receptor del mensaje que no es invitado puede sentirse molesto pero…. también puede ser una forma de que el organizador reciba solicitudes de asistentes que verdaderamente tienen interés en asistir y sacar provecho del mismo. En cualquier caso las Redes Sociales son una herramienta de comunicación muy potente y que tenemos que tener de nuestro lado para lograr mayor afinidad con nuestra marca.

4.- No realizar una encuesta posterior.

Toda acción orientada a la fidelización de tu red comercial tiene que llevar aparejada una acción de medición de los resultados. Históricamente la primera fue preguntar directamente a los asistentes durante el evento. ¿Y qué te va a decir el asistentes si eres si eres el organizador o un cargo relevante de la empresa que te invita? Pues que todo fenomenal. Hay que ser serios, lo normal es realizar una encuesta (online u offline) de satisfacción en la que se pregunte a los asistentes sobre cuestiones clave: hotel, desplazamientos, restauración, sala de reuniones, etc. También hay que dejar un hueco para que exprese cualquier otra duda, comentario o sugerencia. Estos resultados hay que tabularlos y analizarlos con el objetivo de minimizar los errores y maximizar los puntos fuertes.

5.- No hacer autocrítica.

Una vez realizada la encuesta y vistos y sopesados los resultados hay que hacer un ejercicio de autocrítica. Es indispensable realizarlo y estudiar esos comentarios que hacen los asistentes y que son altamente valiosos. Hay que desterrar el “vaya tontería que me dice este”. Seguro que con un poco de empatía y si nos ponemos en la piel del asistente, su comentario cobra fuerza y es subsanable, además de aportarnos una idea que desarrollar para la próxima edición.

6.- Actividad lúdica: asistencia de altos cargos

Cuando un evento, llámese Convención, Congreso, etc, es lo suficientemente largo como para que encaje una actividad lúdica es imprescindible que los altos cargos de la empresa organizadora participen en el mismo como un asistente más. Estas actividades se realizan para acercar la cúpula de las empresas a la base de las mismas con el objeto de que ambas establezcan una conexión que no se circunscriba solamente al ámbito comercial. Se crea un vínculo personal que hace que la relación mejore. ¿Qué pasa cuando los altos cargos no acuden? Pues que el invitado siente que el acto tiene como objetivo quedar bien ante la base de la empresa pero que una vez soltado el rollo (ver punto uno) el directivo se hace a un lado para volverse a su urna con sus acólitos. El directivo tiene que participar del evento en su totalidad “si o si”.

7.- La elección de los invitados ha de ser siempre por cuestiones relacionadas con el negocio.

“Perogrullo cabalga de nuevo”, es lo que se puede pensar con esta afirmación. Pero no en todas las ocasiones todas las invitaciones atienden a criterios relacionados directamente con el negocio. Unas veces por amistad, por costumbre, por razones de representatividad de determinados colectivos…. Si caemos en estos errores estamos institucionalizando una serie de “agravios comparativos” que se erradican en no poco tiempo. Lo mejor es evitar en lo posible esta serie de hábitos.

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